Strona Biuletynu Informacji Publicznej OTBS Olsztyn (BIP OTBS) jest ogólnodostępnym portalem internetowym, o którym mowa w art. 9 ust. 1, ust. 3 oraz ust. 4 pkt. 1-2 Ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Strona Biuletynu Informacji Publicznej składa się z kilku podstawowych elementów:

  • menu górnego zawierającego odsyłacze do zarządzania założonym na portalu kontem.
  • menu nawigacji wskazującego użytkownikowi aktualną pozycję na stronie.
  • menu głównego (po lewej stronie witryny) zawierającego odsyłacze do najważniejszych części strony
  • właściwej treści strony zamieszczonej w środkowej części dokumentu. W tym miejscu będą pokazywać się dane podmiotów, artykuły, itp.
  • menu prawego (po prawej stronie witryny). W prawym menu znajdują się elementy takie jak Wyszukiwarka, Ankiety, Podmioty podległe obecnie wyświetlanemu podmiotowi, itd.

Podstawowym przeznaczeniem portalu jest prezentacja informacji na temat podmiotów zobowiązanych do prowadzenia stron BIP. Do informacji tych można dotrzeć poprzez:

  • główne menu, dostępne po lewej stronie witryny,
  • górne menu, dostępne w górnej części witryny,
  • wyszukiwarkę znajdującą się po prawej stronie.

Po zalogowaniu na stronie (formularz logowania znajduje się w lewym panelu witryny) uprawniony użytkownik ma możliwość edycji  treści zawartych na BIP OTBS takich, jak zamieszczone artykuły czy pliki, a także może publikować nowe materiały. Zarządzanie treścią BIP OTBS odbywa się z poziomu specjalnego panelu zarządzania. Proces logowania nie jest wymagany do zapoznawania się z materiałami udostępnionymi na stronie głównej BIP.

Osoby zarządzające treścią BIP OTBS mogą mieć zróżnicowany poziom uprawnień:

  • poziom autora – umożliwiający tworzenie/edycję własnych materiałów bez uprawnienia do publikowania go w Internecie (materiały trafiają do systemu, gdzie oczekują na akceptację osoby o wyższym poziomie uprawnień),
  • poziom redaktora – umożliwiający samodzielne zarządzanie treścią witryny,
  • poziom administratora – umożliwiający kompleksowe zarządzania wszystkimi funkcjami witryny, w tym m.in. tworzeniem archiwum, czy zarządzanie kontami użytkowników. Administrator może okresowo lub na stałe zablokować dostęp każdego użytkownika systemu, może także zmienić poziom jego uprawnień.

Zasady obsługi witryny BIP OTBS są szczegółowo omawiane podczas zintegrowanego z wdrożeniem szkolenia zespołu obsługi.

Zamieszczone na stronie dane podmiotów zobowiązanych do prowadzenia stron BIP oraz artykuły opatrzone są metadanymi informacji publicznej, czyli:

  • tożsamością osoby wytwarzającej zasób (lub odpowiadającej za jego treść),
  • czasem wytworzenia zasobu,
  • tożsamością osoby, która udostępniła zasób na SGBIP,
  • czasem udostępnienia zasobu na SGBIP.

Zawartość merytoryczna BIP OTBS jest podzielona na sekcje i kategorie. Istnieje możliwość założenia dowolnej ilości sekcji (grup), do których z kolei możemy przypisać dowolną ilość kategorii (podgrup). Taki sposób organizacji pozwala na uporządkowanie zawartości serwisu. Tworzenie struktury sekcji i kategorii należy do uprawnień administratora.
Dodawanie/edycja  artykułu.

Większość treści witryny BIP OTBS jest zorganizowana w postaci artykułów. Podczas tworzenia nowego artykułu należy podać:

  • tytuł,
  • sekcję,
  • kategorię,
  • autora (informacja dołączana automatycznie, wynikająca z logowania do systemu),
  • daty utworzenia i daty modyfikacji artykułu,
  • okresu publikacji artykułu w Internecie (domyślnie jest to okres nieokreślony),

Główna treść artykułu może zawierać informacje tekstowe, graficzne, dźwiękowe, a także linki wewnętrzne i zewnętrzne oraz załączniki.

Dostęp do poszczególnych treści witryny odbywa się przez utworzenie odpowiedniego typu elementu menu systemowego, np. element wywołujący konkretny artykuł, element wskazujący na listę artykułów danej sekcji, czy kategorii. Osobnym typem jest lista linków lub lista załączników do pobrania.

Administrator, poza zarządzaniem uprawnieniami oraz nadzorowaniem pracy pozostałych operatorów systemu jest zobowiązany do tworzenia kopii zapasowych systemu – funkcja ta jest dostępna w panelu zarządzającym. Administrator posiada także uprawnienia do edycji danych teleadresowych OTBS i jest zobowiązany do zamieszczania aktualnych danych w tym zakresie.